Gehaltsabrechnung

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Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Eine Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das jedem Arbeitnehmer eine Übersicht über die Zusammensetzung des erhaltenen Entgelts gibt. Der Arbeitgeber ist nach Gewerbeordnung § 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Entgeltabrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in nachvollziehbarer Textform zu erstellen:
Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.

Unterschied Bruttolohn und Nettolohn

Egal ob sie Angestellter oder Lohnarbeiter sind- für Ihre Leistung im Unternehmen erhalten sie Ihren sogenannten Bruttolohn. Das ist Ihr Verdienst, den Sie und Ihr Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag vereinbart haben. Dies ist jedoch nicht das Entgelt, das sie final auf ihrem Konto vorfinden werden, denn dieser Betrag reduziert sich nun noch um die steuerlichen Abzüge, wie Lohnsteuer, Sozialabgaben und Beiträge zur gesetzlichen Versicherung. Was nach allen Abzügen auf Ihrem Konto verbleibt, ist der Nettolohn.
Um diesen Nettolohn überschlagsweise zu berechnen, können Sie Gehalts- bzw. Lohnrechner im Internet verwenden.

Bruttolohn

Der Bruttolohn ist Ihr Lohn oder Ihr Gehalt ohne Abzüge. Er wird bei einem Gehalt nach Monat oder Jahr und bei Lohn in der Regel pro Stunde zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt. Mit der Unterschrift im Arbeitsvertrag bestätigen beide Parteien Ihr Einverständnis zur festgelegten Summe.

Nettolohn

Nettolohn ist das Entgelt nach allen Abzügen. Um diesen auszurechnen, können Sie sogenannte Gehalts- bzw. Lohnrechner verwenden. Der Nettolohn steht dem Arbeitnehmer für seinen privaten Gebrauch zur Verfügung. Im Arbeitsvertrag wird festgelegt, wann Sie Ihren Lohn oder Ihr Gehalt ausgezahlt bzw. überwiesen bekommen. Im Arbeitsvertrag verpflichtet sich der Arbeitgeber, den Nettolohn pünktlich an den Arbeitnehmer auszuhändigen.

Lohnsteuer

Besteht ein Arbeitsverhältnis aus mindestens einem Arbeitgeber und einem Arbeitgeber, so gelten sowohl Lohn als auch Gehalt als Entgelt aus nichtselbstständiger Arbeit.
Für solche wird vom Staat die Lohnsteuer als Teil der Einkommenssteuer erhoben. In Deutschland gibt es verschiedene Kategorien der Lohnsteuer, die sogenannten Lohnsteuerklassen. Sie unterscheiden sich in der Beitragshöhe und werden abhängig von personenspezifischen Verhältnissen, wie den Familienstand und der Anzahl der Kinder, bestimmt. Die Lohnsteuerklasse mit den höchsten Abgaben ist die Lohnsteuerklasse 1 (ledig, keine Kinder). 2013 wurde die bis dahin übliche Lohnsteuerkarte, die dem Arbeitnehmer vom Bürgeramt ausgestellt wurde, durch das Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM)-Verfahren ersetzt. Bei Ihren Lohnsteuerabzugsmerkmalen handelt es sich um Informationen, wie z.B. Ihrer Steuerklasse, der Zahl der Kinderfreibeträge oder das Kirchensteuerabzugsmerkmal.

Die Lohnsteuer wird vom Bruttolohn abgezogen und durch den Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt.

Unterschied Lohn und Gehalt

Ein Arbeiter erhält einen Lohn für die erbrachte Leistung. Dieser wird meist nach den tatsächlich gearbeiteten Stunden berechnet.
Ein Angestellter hingegen erhält ein festgeschriebenes Monatsgehalt. Im Gegensatz zum Lohn, hat hier die gearbeitete Stundenanzahl keinen Einfluss auf das auszuzahlende Gehalt.
Die Festlegung zu dem ein oder anderem erfolgt entweder im persönlichen Arbeitsvertrag oder, und das ist zum größten Teil die Regel, durch einen Tarifvertrag. .

Es gibt verschiedene Tarifverträge, zum Beispiel für den Maschinenbau, Nahrung und Genuss oder für den Öffentlichen Dienst. Der Angestellte bekommt also laut dem für ihn gültigen Tarifvertrag den Grundbetrag, der ihm nach der Qualifikation, seinem Einsatzgebiet, dem Alter und der Einstufung zustehen.

Günstige Gehaltsabrechnung über Lohnbüros & Steuerberater

In größeren Firmen werden Lohn und Gehalt im Lohnbüro mit einer spezifizierten Software berechnet. Diese Gehalts- und Lohnrechner sind auf die Kriterien der Firma zugeschnitten. Hier wird jeder Arbeitnehmer pro Monat abgerechnet. In dieser elektronischen Lohnbuchhaltung sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers hinterlegt, wie die Personaldaten, die Steuerklasse und die betreffende Krankenkasse.

Ablauf einer externen Gehaltsabrechnung

Zu festen Terminen bekommt das Lohnbüro alle relevanten Daten für den abzurechnenden Monat. Neben den gesetzlichen Beträgen zur Sozialversicherung (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) gehören zum Beispiel Überstunden, die entweder bezahlt oder nur aufgelistet werden, sowie das Kurzarbeitergeld.

Ein oder mehrere Zuschläge, die für bestimmte Leistungen gezahlt werden, müssen ebenfalls vor der Lohnabrechnung dem Lohnbüro gemeldet werden. Zusätzliche Daten wie Urlaubstage oder Kranktage müssen separat geführt werden, bevor sie im Lohnprogramm verarbeitet werden können. Ebenso können Sonderzuwendungen, monatliche Festzuschläge und andere Extras in das Gehalt mit einfließen.
Ebenso müssen eventuelle Abzüge vor der Gehaltsrechnung überprüft werden. Beispiele dafür sind ein eventueller Wechsel der Krankenkasse oder der Steuerklasse, weil vielleicht ein Kind geboren wurde, oder der Freibetrag des Arbeitnehmers hat sich geändert oder muss erst eingetragen werden. Wenn der Arbeitnehmer einen Firmenwagen mit privater Nutzung hat, dann können hier auch Verrechnungen fällig werden. Sind dann alle Daten eingegeben und nochmals kontrolliert, kann die eigentliche Lohn- und Gehaltsrechnung beginnen. Es wird das aktuelle Gehalt für den laufenden Monat berechnet und je nachdem wie gut und umfangreich die verwendete Software ist, können abschließend diverse Listen ausgedruckt werden, die eine Zusammenfassung aller Summen bietet.

Typische Auswertungen einer Entgeltabrechnung

Es gibt Überweisungslisten für die einzelnen Kranken- und Rentenkassen, die Finanzämter und alle Institutionen, die Zahlungen erhalten. Auch Pfändungen können berücksichtigt werden. Das Unternehmen erhält diese Listen monatlich, quartalsweise und jährlich kumuliert. Sie sind für alle Abschlussarbeiten der Firma äußerst wichtig.
Wenn Sie einen Kleinbetrieb führen und nur einen oder zwei Mitarbeiter haben, dann werden diese Arbeiten meist von einem Steuerbüro oder dem Chef selbst ausgeführt. Sie werden sich im Umfang der einzugebenden Daten von einem großen Lohnbüro nur unwesentlich unterscheiden, denn die Gehalt- oder Lohnforderungen der Arbeitnehmer müssen auch monatlich aktualisiert und überarbeitet werden.

Zahlungen für Finanzämter und Krankenkassen

Nach der Lohn- und Gehaltsrechnung müssen Sie als Arbeitgeber die Überweisungen an die Mitarbeiter fertig machen und alle fälligen Beiträge zur Überweisung an das Finanzamt und die Krankenkassen vorbereiten.

Prüfungssicherheit durch externe Lohnabrechnung

Die Nachweispflicht ist auch für den Kleinunternehmer wichtig und schützt ihn vor Prüfungsdifferenzen. Eine Entgeltabrechnung sollte daher stets korrekt und transparent sein, damit jeder Prüfende, egal ob von den Krankenkassen, dem Finanzamt oder der Wirtschaftsprüfer, sofort einen aussagefähigen Überblick über den Inhalt der Unterlagen bekommen. Diese Prüfungssicherheit erhält man als Arbeitgeber am einfachsten durch die externe Vergabe der Personalabrechnung an einen Steuerberater oder ein professionelles Lohnbüro.