Aufbau von Personal: effektiv und effizient

Derzeit haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, geeignetes Personal zu finden. Es wird immer wieder in Medien und Politik vom „Fachkräftemangel“ berichtet.
In diesem Artikel soll es nicht um den Fachkräftemangel gehen, sondern der Aufbau von Personalressourcen aus Effektivitäts- und Effizienzgedanken heraus beleuchtet werden.

Personalaufbau im Lichte von Effektivität und Effizient – eine Abgrenzung

Um eine Kategorisierung von Personalarbeit in „effektiv“ oder „effizient“ vornehmen zu können, muss kurz geklärt werden, um was es sich bei den beiden Begriffen handelt.

Was ist Effektivität?

Effektivität beschreibt, ob eine Maßnahme grundsätzlich geeignet ist, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Man will mit Effektivität einen EFFEKT erzeugen.

Bekannt ist auch der Satz „die richtigen Dinge tun“.

Was ist Effizienz?

Effizienz beschreibt dagegen die günstigste Wahl der Mittel, die zur Verfügung stehen, um ein Ziel zu erreichen. Hier geht es also um den optimalen Einsatz von vorhandenen Ressourcen. Im Gegensatz zur Effektivität kann man das schön um Satz zusammenfassen: „Die Dinge richtig tun“.

Mehr zum Verständnis und zur Definition der beiden Begriffe findet sich auf axel-schroeder.de.

Wie passt das zur Personalarbeit?

Personal wird aus unterschiedlichsten Gründen aufgebaut. Sieht man sich die Gründe aber genauer an, lassen sie sich im Kern auf zwei Hauptgründe verdichten.

• Einkauf und Aufbau von Fähigkeiten/Know-How, die bisher noch nicht vorhanden waren
• Erweiterung der bestehenden Kapazitäten

Diese beiden Hauptgründe sollen im Folgenden ein bisschen näher ausgeführt und an Beispielen verdeutlicht werden.

 

Beispiel 1

Ein Zimmereibetrieb beschließt nach einer internen Strategie-Sitzung, am Markt unter dem Slogan „Egal welches Dach – wir machen das aus einer Hand!“ aufzutreten.

Der Hintergrund ist, dass vermehrt Anfragen von Kunden eingehen, die nicht nur einen klassischen Dachstuhl bei Neu- und Altbauten benötigen, sondern in einem Zug auch Dämmung, Dachdeckerarbeiten, Gauben, Solaranlagen und weiteres ausgeführt wünschen.

Bisher wurden einfache Dachdeckerarbeiten miterledigt, aber bei komplexeren Sanierungsfällen (z.B. Schieferdächer an Altbauten) musste ein anderes Unternehmen als Subunternehmer beauftragt werden.

In Zukunft sollen aber alle Arbeiten mit Bezug zum Dach von unserem Beispielunternehmen ausgeführt werden.

Der Zimmereibetrieb sucht daher einen Dachdeckermeister, der diese Sparte in unserem Beispielunternehmen neu aufbauen soll.

Es wird bewusst nach einem Mitarbeiter gesucht, der neues Know-How in das Unternehmen einbringt. Aus diesem Betrachtungswinkel heraus ist der Personalaufbau effektiv, weil er geeignet ist, das Ziel „alles aus einer Hand“ mit den neuen Kompetenzen zu erreichen, die vorher noch nicht vorhanden waren. Da die neue Strategie längerfristig umgesetzt werden soll, haben in diesem Beispiel auch temporäre Lösungen wie Arbeitnehmerüberlassung etc. keinen Sinn.

Die Suche nach einem Dachdeckermeister für unser Beispielunternehmen ist daher „die richtigen Dinge tun“, um das gewünschte Ziel zu erreichen.

Wenn der Auswahlprozess für den Dachdeckermeister, die Erstellung der Stellenbeschreibung, das Verfassen des Arbeitsvertrages und die gegenseitige Unterschrift bis zum tatsächlichen Stellenantritt ohne Verzögerungen und reibungslos funktionieren, dann wäre das ein Beispiel für Effizienz: die Dinge (hier einen Dachdeckermeister einstellen) richtig, d.h. schnell und fehlerfrei tun.

Beispiel 2

Lassen Sie uns an einem zweiten Beispiel den anderen wesentlichen Grund für den Aufbau von Personal beleuchten: die Erweiterung der bestehenden Kapazitäten.

Unser Beispielunternehmen von oben sucht nicht nur einen Dachdeckermeister, sondern auch einen Zimmerergesellen für den Abbund (das ist die Vorproduktion der benötigten Bauelemente) auf dem Werksgelände, weil die anderen Gesellen seit Langem über Überstunden und Mehrarbeit klagen.

Einen weiteren Gesellen einzustellen, erhöht die Kapazität in diesem Bereich. Er bringt aber keinen wesentlichen Know-How-Gewinn, weil unser Zimmereibetrieb selbst seit Jahren am Markt etabliert ist und den Abbund als Meisterbetrieb beherrscht.

Der Personalaufbau ist in diesem Fall sicher die Variante, die am wenigsten Nachdenken erfordert. Aber ist sie auch effektiv oder effizient?

Alternativen zum Kapazitätsaufbau durch Personal

In einem ersten Schritt muss ermittelt werden, warum es überhaupt zu Engpässen an der entsprechenden Stelle kommt.

Konkret auf unser Beispielunternehmen übertragen, bedeutet es, eine Antwort auf die Frage zu finden, warum die bestehenden Gesellen mit dem Abbund kaum nachkommen.

Situationsanalyse verschafft Klarheit

Eine detaillierte Situationsanalyse deckt folgende Hindernisse auf:

• Die Gesellen machen nicht nur Abbund, sondern sind auch auf der Montage beim Kunden.
• Die Gesellen helfen beim Auf- und Abladen des Lastwagens, um das Bauholz entweder bei Anlieferung in die Abbundhalle zu bringen oder nach dem Abbund zum Kunden.
• Macht ein Geselle den Abbund, während die restliche Mannschaft beim Kunden ist, wird das Telefon im Betrieb auf das Handgerät des Gesellen umgestellt. Ruft ein Kunde an, muss der Mitarbeiter beim Abbund erst die Maschinen abstellen, weil man sonst sein eigenes Wort nicht versteht.
• Die Gesellen fahren zum Großhandel, um Material, das kein Bauholz ist, selbst abzuholen. Im Wesentlichen sind das Dämmstoffe, Folien und Metallwaren wie Schrauben und Nägel. Diese Zeit fehlt beim Abbund.
• Das Bauholzlager liegt ungünstig zur Abbundhalle, innerhalb der Halle ist es teilweise recht eng, sodass man sich bei der Arbeit ab und zu in die Quere kommt und gegenseitig behindert.
• Rückfragen der Abbund-Gesellen an den Meister, ob das jetzt „wirklich so gemeint war“, weil Projektbeschreibungen und Risszeichnungen unklar sind.

Damit wird unmittelbar deutlich, dass der Engpass beim Abbund nur das Symptom für Ineffizienzen im Gesamtbetrieb darstellt und eine Einstellung eines weiteren Gesellen auch nur die Symptome lindert, nicht aber die Ursachen beseitigt.

Lösungsmöglichkeiten

Nach einer kombinierten ABC-XYZ-Analyse der in den letzten 2 Jahren benötigten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe gibt es eine Liste von Verbrauchsmaterialen, die regelmäßig benötigt werden. Für diese Waren wurden Mindestbestände festgelegt und mit dem Großhändler ein Einkaufsgespräch geführt. Anstelle eines Rabatts hat der Großhändler die kostenfreie Lieferung in den Betrieb zugesagt. Damit entfallen Unterbrechungen der eigenen Mitarbeiter, die „Material holen gehen“.

Für den Vormittag wurde eine im Vergleich zu einem Gesellen günstige Bürokraft eingestellt, die neben allgemeiner Verwaltungstätigkeit auch das Telefon besetzt. Die Umleitung auf das Handgerät der Gesellen entfällt damit am Vormittag und sie können unterbrechungsfrei in der Abbundhalle arbeiten.

Das Holzlager wurde umgestaltet, sodass Ab- und Aufladen auf Lastwagen leichter und schneller von der Hand geht. Darüber hinaus unterstützt es den Warenstrom vom Lager in die Abbundhalle.

Gemeinsam mit allen Mitarbeitern wurden Standard-Vorlagen zur Projektbeschreibung angefertigt, die genau ermitteln lassen, welche Materialien benötig werden, wie das Holz abzubinden ist und wann was vorbereitet sein muss. Damit lassen sich vorbereitende Tätigkeiten auch auf Nebenzeiten verlegen und Arbeitsspitzen werden abgefedert. Rückfragen an den Meister werden damit weitgehend eliminiert und Vor- sowie Nachkalkulationen erleichtert.

Fazit

Gerade beim Personalaufbau als reine Kapazitätserweiterung gibt es in der Regel vielfältige Alternativen, um den vorhandenen Engpass zu lösen. Dabei liegen die Lösungsansätze nicht immer unbedingt direkt bei der Engpass-Stelle, sondern oft in vor- oder nachgelagerten Arbeitsabläufen.

Daher hat es Sinn, sich die Arbeitsabläufe, also die Geschäftsprozesse, ganzheitlich anzusehen und darüber nachzudenken, wie man bestimmte Aufgaben einfacher, besser und schneller erledigen kann. Durch die gewonnene Zeit kann dann der ursprüngliche Engpass behoben werden.

Auch kann ein besonders schwierig zu findendes Berufsprofil (z.B. ein erfahrener Zimmerergeselle) durch ein leichter zu findendes Berufsprofil (in unserem Beispiel eine Bürokraft) ersetzt werden.

Nachdenken über alternative Lösungsmöglichkeiten und Steigerung der Produktivität (Effizienzsteigerung) ist damit das Mittel der Wahl.