Was versteht man unter „Outsourcing Gehaltsabrechnung“?

Unternehmen sind stets auf der Suche nach Möglichkeiten Kosten einzusparen. Dabei bietet es sich oft an Unternehmensfunktionen auszulagern und die bisher intern erbrachten Leistungen von einem Drittunternehmer zuzukaufen. Dieses so genannte Outsourcing ist in vielen Unternehmensbereichen denkbar. In Deutschland ist heute besonders im Bereich des Personalmanagements das Outsourcing der Gehaltsabrechnung am weitesten verbreitet. Während die Gehaltsabrechnung früher in der Regel vom Unternehmen selbst oder vom Steuerberater erstellt wurden, ist diese Tätigkeit inzwischen unprofitabel geworden, da sie unverhältnismäßig viel Verwaltungsaufwand erfordert.

Gehaltsabrechnung extern bearbeiten?

Gerade im Bereich der Gehaltsabrechnung bietet sich das Outsourcing daher an, da diese Thematik sehr komplex ist und stets gesetzlichen Änderungen unterliegt. Erst Anfang 2010 wurde durch die Einführung des elektronischen Meldeverfahrens ELENA der Verwaltungsaufwand immens erhöht, da sämtliche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten jedes Arbeitnehmers elektronisch zu übermitteln sind.

„„Bea“ ist Teil des von der Bundesregierung forcierten Projekts „Optimierte Meldeverfahren in der sozialen Sicherung“ (OMS). In dessen Rahmen soll eine Studie erstellt werden, die verschiedene Meldeverfahren im Sozialversicherungsrecht untersuchen und auf Optimierungsmöglichkeiten prüfen soll. Abschließende Entscheidungen darüber, wo die im Rahmen von „Bea“ übermittelten Daten gespeichert werden und welche Stellen darauf Zugriff haben, seien „noch nicht getroffen“ worden.“

Zudem sind bei jeder Gehaltsabrechnung nicht nur das Steuer -und Sozialversicherungsrecht zu beachten, sondern auch die tariflichen und arbeitsrechtlichen Aspekte müssen berücksichtigt werden. Nicht nur, dass gerade in diesem Bereich eine penibel korrekte Ausführung notwendig ist, diese muss auch stets termingerecht erfolgen. Denn Ihr Personal wird sich sicherlich wenig dafür interessieren, dass die Verantwortliche aus Krankheits- oder Urlaubsgründen ausfällt und daher die Gehälter nicht pünktlich gezahlt werden können. Die Vielzahl komplizierter Regelungen macht es unabdingbar, das Wissen der Lohnbuchhalter durch Fortbildungen, Seminare etc. permanent auf dem aktuellen Stand zu halten. Diese sind für gewöhnlich sehr kostenintensiv. Oft werden die Kosten für die Datenverarbeitung sowie die Raum-, Einrichtungs- und Materialkosten unterschätzt. Denn auch die Software für die Gehaltsabrechnungen muss ständig anhand teurer Updates aktualisiert werden. Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen nehmen es mit den Aktualisierungen nicht so genau, da sie die Risiken möglicher Fehler unterschätzen. Da Fehler bei den Gehaltsabrechungen zum Teil erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt werden, kann es dann zu hohen Nachzahlungsverpflichtungen kommen, die innerhalb kurzer Zeit zu begleichen sind. Daher sind gerade hier Kosteneinsparpotentiale gefragt, die zudem zeitsparend sind und somit Freiräume für andere wichtige Tätigkeiten im Unternehmen schaffen. Es gibt daher spezielle Dienstleistungsunternehmen, die sich gerade auf diese Thematik spezialisiert haben und die Erstellung der Gehaltsabrechnungen mit den dazugehörigen Administrationsaufgaben in der Regel viel günstiger anbieten können. Neben der reinen Lohnbuchhaltung kann das Dienstleistungsunternehmen auch ggfs. Schnittstellen zu anderen Programmen, wie zum Beispiel der Finanzbuchhaltung oder der Zeiterfassung sowie Personalaktenführung, anbieten.

Da die Gehaltsbuchhaltung keinen direkten Beitrag zur unternehmerischen Wertschöpfung leistet, sondern lediglich eine Notwendigkeit jedes Arbeitgebers darstellt, ist gerade hier eine Auslagerung wirtschaftlich denkbar. Da die Auslagerung jedoch zur Senkung der fixen Verwaltungskosten führt, lassen sich die Kostenstruktur, aber auch Arbeitskapazitäten flexibler gestalten.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen sind die gesetzlichen Archivierungsvorschriften, denn jede Lohnabrechnung muss mindestens für zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch diese verantwortungsvolle Aufgabe kann vom beauftragten Dienstleister übernommen werden. In welchem Umfang Sie die Lohnbuchhaltung outsourcen liegt dabei bei Ihnen. Sie können diesen Verwaltungsbereich komplett, aber auch nur zu bestimmten Teilen durch den externen Dienstleister erledigen lassen.

Trotz der vielen Vorteile des Outsourcings sollte in jedem Fall zunächst eine genaue Analyse der internen Kosteneinsparungspotenziale mit den zu erwartenden Kosten für den externen Dienstleister durchgeführt werden.

Stand 06/2013 – Alle Angaben ohne Gewähr.

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