Umlagepflicht / Umlageverfahren bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern

Das Umlageverfahren sichert die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und bei Schwangerschaft und Mutterschutz (U2) ab. Alle umlagepflichtigen Arbeitgeber zahlen in diese Versicherung ein und erhalten bei Entgeltfortzahlung ihrem Umlagesatz entsprechende Erstattungen von der Umlagekasse (Krankenkasse).

Erstattungsanträge

Um Erstattungsleistungen von der Umlagekasse zu erhalten, müssen Erstattungsanträge gestellt und an die zuständige Krankenkasse elektronisch übermittelt werden.
Achtung: Seit dem Januar 2011 besteht die Pflicht zur elektronischen Übermittlung.

Zudem kann ausgewählt werden, ob der Erstattungsbetrag direkt von den Sozialversicherungsbeiträgen der jeweiligen Krankenkasse einbehalten wird. Damit bleibt die Liquidität im Unternehmen.

Umlagepflicht

Bei der Lohnfortzahlungsversicherung handelt es sich um eine gesetzliche Pflichtversicherung. Die an dem Verfahren teilnehmenden Arbeitgeber erhalten gegen Zahlung eines Umlagebeitrags zum einen den Großteil der Aufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Verfahren) und / oder zum anderen die Leistungen des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld (U2-Verfahren) erstattet.

Bemessungsgrundlage ist für beide Umlagen das Bruttoarbeitsentgelt aller im Betrieb beschäftigten Arbeiter, Angestellten und Auszubildenden bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Bei der Berechnung der U1- Umlage bleiben die Arbeitsentgelte von Personen mit einer Beschäftigungsdauer bis zu vier Wochen unberücksichtigt (z. B. kurzfristig beschäftigte Aushilfen), da ihnen kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung zusteht. Einmalig gezahlte Arbeitsentgelte werden ebenfalls nicht berücksichtigt, weil sie auch bei der Höhe des erstattungsfähigen Arbeitsentgelts nicht angerechnet werden. Auf das fiktive Entgelt in der Kurzarbeit sind keine Umlagebeiträge fällig. Die Umlagebeiträge werden zusammen mit den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen abgeführt.
Für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer sind auch Umlagen zu zahlen.
Die Kosten der zwei Umlageverfahren werden durch Umlagebeiträge erhoben. Diese werden in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse in Prozentsätzen festgelegt. Die Berechnung erfolgt vom Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Der Arbeitgeber muss das Umlageverfahren mit jeder Krankenkasse durchführen, bei der einer seiner Arbeitnehmer versichert ist. Dementsprechend sind unterschiedliche Umlagesätze zugrunde zu legen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigen. Beim Umlageverfahren U1 gibt es auch unterschiedliche Erstattungssätze. Beim Umlageverfahren U2 ist die Erstattung auf 100% gesetzlich festgelegt.
Bei der Entgeltfortzahlungsversicherung nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (AAG) handelt es sich um eine Pflichtversicherung. Sind die Voraussetzungen erfüllt (Mitarbeiteranzahl im Unternehmen), muss der Arbeitgeber daran teilnehmen. Ein besonderer Antrag muss nicht gestellt werden. Eine Befreiung von der Versicherung ist nicht möglich. Die Versicherungspflicht gilt unabhängig davon, welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer angehört.
Das Umlageverfahren (U1) kann man sich wie eine Kaskoversicherung mit Selbstbeteiligung vorstellen. Der Arbeitgeber versichert sich gegen die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Er zahlt einen bestimmten individuellen Beitragssatz und bekommt einen bestimmten Prozentsatz (aber nie 100%) von der Lohnfortzahlung, die im Krankheitsfall geleistet wurde, wieder.
Das Umlageverfahren (U2) kann man sich wie eine Kaskoversicherung ohne Selbstbeteiligung vorstellen. Der Arbeitgeber versichert sich gegen die Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen. Er zahlt einen bestimmten individuellen Beitragssatz und bekommt generell 100% der geleisteten Aufwendungen wieder.

Zuständigkeiten der Krankenkasse für Beiträge

Für privatversicherte Arbeitnehmer ist die Krankenkasse zuständig, zu der die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden. Wenn noch keine Sozialbeiträge abgeführt wurden, ist i.d.R. die Krankenkasse zuständig, bei der der Arbeitnehmer zuletzt versichert war. War der Arbeitnehmer noch nie versichert, kann er die Krankenkasse wählen (§ 2 Abs. 1 AAG i.V.m § 175 Abs. 3 S. 2 SGB V).

Zuständigkeiten der Krankenkasse für Erstattungen

Die Erstattungen werden von der Krankenkasse geleistet, welche die Beiträge vereinnahmt.

Erstattungen für die Vergangenheit

Wenn der Arbeitgeber es in der Vergangenheit versäumt hat, sich die geleistete Lohnfortzahlung erstatten zu lassen, ist es noch nicht zu spät. Der Erstattungsanspruch verjährt erst nach 4 Jahren. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist. Mit Ablauf des Jahres 2014 kann der Arbeitgeber noch die Erstattung der Lohnfortzahlung bis einschließlich 2010 beantragen.
Zusätzliche Informationen und Tipps zum Umlageverfahren können Sie auf dem Blog www.lohn-gehaltsabrechnung.com nachlesen.

Autor: Susanne Völkel
Hinweis: Dieser Artikel stellt keine verbindliche Rechtsberatung dar. Irrtümer und Änderungen zu Gesetzen, Freibeträgen und sonstigen Bestimmungen Dritter sind vorbehalten.