Was stellt ein Gehaltsformular dar?

Mit der neuen Vorschrift des §108 Gewerbeordnung (GewO) wird der Arbeitgeber verpflichtet, bei Zahlung eines Arbeitslohnes auch eine Abrechnung in Textform zu erstellen. Dieses Gehalts- oder Lohnformular soll dem Arbeitnehmer die Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes und dabei insbesondere die Brutto-Netto-Berechnung nachvollziehbar machen.

In der Regel wird das Gehaltsformular heutzutage in elektronischer Form erstellt und dann auf Papier ausgedruckt. Dieser Nachweis in Papierform wird dem Beschäftigten hauptsächlich per Post zugesandt oder direkt im Unternehmen ausgeteilt. Die beiden Vorgehensweisen haben immer noch eine höhere datenschutzrechtliche Sicherheit über die Verteilung der elektronischen Formulare über das öffentliche Internet, d.h. das Versenden der Dateien an die private E-Mail-Adresse. Teilweise werden die Gehaltsformulare nicht ausgedruckt, sondern im firmeneigenen Netzwerk per E-Mail verteilt. Dann bleibt es jedem Mitarbeiter überlassen, ob er den Nachweis ausdrucken möchte (und wie oft).

Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass, als Mindestmaß an Informationen, das Gehaltformular die Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Verdienstes beinhalten muss. Auf dem Gehaltsformular dürfen daher keine Angaben über die erzielten Zuschläge, Zulagen oder sonstige Vergütungen sowie über verdienstmindernde Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse fehlen.

Ein Standard-Gehaltsformular weist in der Regel drei voneinander unabhängige Bereiche auf:

– die persönlichen Daten des Mitarbeiters und die Grunddaten der Abrechnung,
– die Brutto-Netto-Berechnung und
– die Sozialversicherungs- und Steuerdaten des Mitarbeiters (optional).

Grunddaten der Abrechnung

Zu den Grunddaten der Abrechnung gehören die Angaben über den Abrechnungszeitraum, der Firmenname und die Währungsangabe. Die persönlichen Daten werden vom Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich dargestellt, der Name und die Adresse des Mitarbeiters sind logischerweise Pflicht. Als weitere sinnvolle Ergänzungen sind unter vielen anderen folgende Angaben denkbar und nützlich:
– Personalnummer und Kostenstelle
– Geburtsdatum
– Eintrittsdatum in das Unternehmen
– Darstellung des Zeitkontos (Plus- oder Minusstunden)
– Durchschnittslohn
– Urlaubsstand (Resturlaub, bisher gehaltene Urlaubstage, Übertrag aus dem Vorjahr etc.).
Natürlich verzichten viele Unternehmen aus Platz- und Kostengründen auf manche dieser Angaben. Sie verpassen allerdings auch eine günstige Gelegenheit, ihre Mitarbeiter über die Detailfragen des Arbeitsverhältnisses in regelmäßigen Abständen zu informieren.

Was die Angaben über die Brutto-Netto-Berechnung anbetrifft, hat der Gesetzgeber eindeutige Vorgaben formuliert. Es müssen zunächst die Entgeltbestandteile dargestellt werden. Diese setzen sich aus den Bruttobezügen zusammen, wie:
– Lohn bzw. Gehalt,
– Zulagen und Zuschläge,
– Urlaubs- und Feiertagszahlungen,
– Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten und
– Sonderzahlungen wie z.B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder Bonuszahlungen.

Dazu werden an dieser Stelle die Ausgaben für die betriebliche Altersvorsorge und sonstige Gehaltsumwandlungen ausgewiesen. Zusammen mit den Bruttobezügen ergeben sie die Bruttoentgelte wie Gesamt-, Steuer- und Sozialversicherungsbrutto, die Bezugsgrößen für die Bestimmung der gesetzlichen Abzüge darstellen.

Diese gesetzlichen Abzüge bestehen aus Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, der Kranken-, Pflege, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Nachdem die Abzüge vorgenommen wurden, wird das gesetzliche Netto ausgewiesen. Nun folgen die Nettoabzüge (z.B. Miete, Pfändungen) und Nettobezüge (Reisekostenerstattungen etc.), bevor der endgültige Überweisungsbetrag feststeht und auf dem Gehaltsformular ausgewiesen werden kann.

Zu guter Letzt runden die steuer- und sozialversicherungsrelevanten Angaben über die Steuerklasse, steuerrelevante Freibeträge, Kirchensteuer, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, Sozialversicherungsbeitragssätze und natürlich die Bankverbindung des Mitarbeiters ein vollständiges und informatives Gehaltsformular ab.

Achtung: Sollten sich die Angaben im Vergleich zu der letzten abgeschlossenen Abrechnungsperiode nicht geändert haben, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein Gehaltsformular zu erstellen (§108 Abs. 2 GewO).

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